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L’archivio per ufficio è un’arte che si può imparare
Archiviare significa che si sta tenendo in ordine tutto ciò che riguarda l’ufficio dell’’azienda per la quale si lavora.
È un compito questo da non sottovalutare e che spesso non è così facile come può sembrare.
La domanda sorge quindi spontanea: come raccogliere e dividere correttamente tutti i vari documenti, per poterli conservare e consultare quando è necessario e senza inutili perdite di tempo?
Ecco alcuni suggerimenti che potranno forse sembrare scontati, ma non fa mai male ripeterli.
Regola numero uno: scaffali, armadi, boiserie e librerie, sempre a portata di mano.
Ampie scaffalature alle pareti, un comodo armadio, oppure una serie di mensole ben salde, sono solo alcuni dei mobili ufficio indispensabili per un buon archivio.
La scelta della tipologia è da valutare in base alle nostre necessità, ma sicuramente devono essere capienti e possibilmente con molti ripiani.
Per quanto riguarda invece la scelta della tipologia: aperti piuttosto che con ante, in legno oppure metallo? Dipende dal tipo di documenti che dovremo conservare e da quanto si vuole limitarne l’accesso a terzi.
Per l’archivio di fogli o altro materiale riservato, occorre ad esempio avere almeno un armadietto che sia possibile chiudere a chiave.
Il passo successivo è quindi quello della scelta dei raccoglitori che devono essere adatti all’ampiezza dei fogli o comunque del materiale che si deve archiviare.
Un consiglio è poi quello di semplificare il più possibile le cose, non solo con scritte descrittive sui faldoni, ma magari attribuendo colori diversi a seconda di quello che si vuole archiviare.
Ad esempio per le cartelle che raccolgono le fatture scegliere un particolare colore, mentre per quelle relative agli ordini uno diverso.
In questo modo, non solo l’archivio, ma anche la ricerca sarà molto più facile e immediata.
Per quanto riguarda la logica dell’archivio, posizionare i raccoglitori che contengono tutti quei documenti che consulterete più frequentemente, nei piani più comodi.
Quali soluzioni avete adottato voi per facilitare il vostro archivio?
Se state valutando una ristrutturazione o riqualificazione dei vostri ambienti, Linekit ha una vasta gamma di mobili per ufficio capaci di adattarsi ad ogni esigenza e che offrono ampio spazio alla personalizzazione, grazie alle numerose finiture disponibili e alla possibilità di modulare forme e dimensioni in base allo spazio a disposizione e all’uso che se ne vuole fare.
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